今回は、支払いの確認をする時のメールの文例・文言についてです。
支払いの確認をするメールは、相手に失礼なく、かつ、必要な情報が伝わるように作成することが大切です。
以下に、ポイントと文例をいくつかご紹介します。
ポイント
「お世話になっております」などの丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
どの金額の支払いが、いつまでに必要なのかを明確に記載しましょう。
どの請求書に対する支払いかを特定できるように、請求書の番号を記載すると良いでしょう。
何か質問があれば、どの担当者に連絡すれば良いのかを明記しましょう。
支払いに協力してくれていることへの感謝の言葉を添えると、より丁寧な印象になります。
[会社名] [部署名]
[お名前] 様
お世話になっております。[自社名]の[あなたの名前]です。
先日お送りしました請求書（請求書番号：XXXX）に関して、お支払いの状況を確認させていただきたくご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お支払いが完了している場合は、恐れ入りますがその旨をお知らせいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
敬具
[あなたの名前]
[役職]
[自社名]
[連絡先]
1. 入金が確認できた場合
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
先日は、お支払いいただき誠にありがとうございました。
〇月〇日ご請求の〇〇円につきまして、〇月〇日にご入金を確認いたしました。
今後とも、何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
〇〇
株式会社〇〇
△△
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
入金が確認できない場合
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
いつもお世話になっております。
〇月〇日ご請求の〇〇円につきまして、〇月〇日現在、ご入金の確認ができておりません。
お手数をおかけしますが、お支払いの手続きをお済ませいただけますようお願い申し上げます。
請求書は、添付ファイルにございますのでご確認ください。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇
株式会社〇〇
△△
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇
督促する場合（入金が遅れている場合）
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
いつもお世話になっております。
〇月〇日ご請求の〇〇円につきまして、お支払いの期日を過ぎても、ご入金の確認ができておりません。
大変恐縮ですが、〇月〇日までにご入金いただけますよう、お願い申し上げます。
ご多忙の折、誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇
株式会社〇〇
△△
電話番号：〇〇
メールアドレス：〇〇