今回は、会議設定を依頼する時のメールの文例・文言についてです。
会議設定を依頼する際のメールには、明確で礼儀正しい表現が求められます。
ポイント
何の会議か一目で分かる件名にします。
丁寧な挨拶文を入れます。
会議を開く理由を簡潔に説明します。
具体的な日時をいくつか提案し、相手に選んでもらう形にします。
会議で話し合う内容を具体的に示す
事前に準備が必要な資料があれば明記する
その他: その他必要な事項（持ち物など）を記載する
対面なのかオンラインなのか、場所や会議ツールを明示します。
返信を促す文言を入れます。
件名：〇〇に関する会議設定のお願い
〇〇部 〇〇です。
いつもお世話になっております。
〇〇に関する会議を下記のように開催したいと考えております。
【日時】
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
【場所】
会議室〇号室
【出席者】
〇〇、△△、□□
【議題】
〇〇について
△△について
【その他】
事前に〇〇資料をご準備ください。
上記日程のうち、ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
件名：〇〇に関する会議設定のお願い
〇〇部 〇〇です。
いつもお世話になっております。
〇〇に関する会議を下記のように開催したいと考えております。
【日時】
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
【場所】
会議室〇号室
【出席者】
〇〇、△△、□□
【議題】
〇〇について
△△について
【その他】
事前に〇〇資料をご準備ください。
上記日程のうち、ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
件名：〇〇に関するお打ち合わせのお願い
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇です。
いつもお世話になっております。
〇〇について、お打ち合わせをさせていただきたく、ご連絡いたしました。
【日時】
〇月〇日(〇) 〇時～〇時（オンライン会議の場合、URLを記載）
〇月〇日(〇) 〇時～〇時
【場所】
〇〇株式会社 会議室（オンライン会議の場合は、使用するツールを明記）
【出席者】
弊社：〇〇、△△
貴社：〇〇
【議題】
〇〇について
△△について
上記日程のうち、ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
件名: 会議設定のお願い
本文:
[相手の名前] 様
お世話になっております。[自社名/自分の名前]の[自分の役職]、[自分の名前]です。
さて、[会議の目的]についてお話しするために、会議を設定したくご連絡いたしました。
以下の日時でご都合はいかがでしょうか。
[提案日時1]
[提案日時2]
[提案日時3]
場所は[対面の場所またはオンラインツール名]を予定しております。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具