今回は、システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言についてです。
ポイント
メンテナンス開始・終了時刻を正確に記載する。
どの機能が使えなくなるのか、具体的に明記する。
メンテナンスによる影響がどのくらいの時間続くのかを伝える。
可能な場合は、代替手段や問い合わせ先を提示する。
利用者に迷惑をかけることを謝罪する。
今後のメンテナンス予定を告知する場合もある。
件名: 【重要】システムメンテナンスのお知らせ1
いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、この度、システムの安定稼働と機能向上のため、下記の通りシステムメンテナンスを実施いたします。
【メンテナンス日時】
開始日時：〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分
終了予定日時：〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分
【影響範囲】
〇〇機能がご利用いただけません。
〇〇画面へのアクセスが制限されます。
【ご不便をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。】
メンテナンス中は、大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
【お問い合わせ】
ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
メールアドレス：〇〇
電話番号：〇〇
〇〇をご利用の皆様
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、〇〇のサービス向上のため、下記の日程でシステムメンテナンスを実施いたします。
【メンテナンス日時】
〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分～〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分
【影響範囲】
メンテナンス中は、〇〇サービスがご利用いただけません。
〇〇機能の一部がご利用いただけない場合があります。
【代替手段】
メンテナンス中は、〇〇をご利用いただけます。
【ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。】
ご利用のお客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇株式会社 システムご利用者様
平素より弊社システムをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、システムメンテナンスを実施いたしますのでお知らせいたします。
■メンテナンス日時
〇〇年〇月〇日（〇）〇:〇〇 ～ 〇〇年〇月〇日（〇）〇:〇〇
※作業状況により、終了時間が前後する可能性がございます。
■メンテナンス内容
システムの安定性向上および機能改善のためのアップデートを実施いたします。
■影響範囲
メンテナンス中は、以下のサービスがご利用いただけません。
- ○○機能
- △△機能
その他一部機能についても、一時的にご利用いただけない場合がございます。
■お問い合わせ先
メンテナンスに関してご不明点がございましたら、以下までご連絡ください。
〇〇部 システムサポート
メールアドレス: support@example.com
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇（〇:〇〇～〇:〇〇）
お客様にはご不便をおかけいたしますが、より良いサービスの提供のため、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
敬具