(メールテンプレート）システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言

今回は、システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言についてです。

ポイント
メンテナンス開始・終了時刻を正確に記載する。
どの機能が使えなくなるのか、具体的に明記する。
メンテナンスによる影響がどのくらいの時間続くのかを伝える。
可能な場合は、代替手段や問い合わせ先を提示する。
利用者に迷惑をかけることを謝罪する。
今後のメンテナンス予定を告知する場合もある。

システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言1

件名: 【重要】システムメンテナンスのお知らせ1

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、この度、システムの安定稼働と機能向上のため、下記の通りシステムメンテナンスを実施いたします。

【メンテナンス日時】
開始日時：〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分
終了予定日時：〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分

【影響範囲】
〇〇機能がご利用いただけません。
〇〇画面へのアクセスが制限されます。
【ご不便をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。】

メンテナンス中は、大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。

【お問い合わせ】
ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
メールアドレス：〇〇
電話番号：〇〇

システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言2

〇〇をご利用の皆様

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、〇〇のサービス向上のため、下記の日程でシステムメンテナンスを実施いたします。

【メンテナンス日時】
〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分～〇〇年〇月〇日(〇) 〇時〇分

【影響範囲】
メンテナンス中は、〇〇サービスがご利用いただけません。
〇〇機能の一部がご利用いただけない場合があります。

【代替手段】
メンテナンス中は、〇〇をご利用いただけます。

【ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。】
ご利用のお客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

 

システムメンテナンスのお知らせをメールする時の文例・文言3

〇〇株式会社 システムご利用者様

平素より弊社システムをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、システムメンテナンスを実施いたしますのでお知らせいたします。

■メンテナンス日時
　〇〇年〇月〇日（〇）〇:〇〇 ～ 〇〇年〇月〇日（〇）〇:〇〇
　※作業状況により、終了時間が前後する可能性がございます。

■メンテナンス内容
　システムの安定性向上および機能改善のためのアップデートを実施いたします。

■影響範囲
　メンテナンス中は、以下のサービスがご利用いただけません。
　- ○○機能
　- △△機能
　その他一部機能についても、一時的にご利用いただけない場合がございます。

■お問い合わせ先
　メンテナンスに関してご不明点がございましたら、以下までご連絡ください。
　〇〇部　システムサポート
　メールアドレス: support@example.com
　電話番号: 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇（〇:〇〇～〇:〇〇）

お客様にはご不便をおかけいたしますが、より良いサービスの提供のため、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

敬具