今回は、請求内容がわからない請求書が届いた場合の質問する時の文例・文言についてです。
請求内容が不明な請求書が届いた場合、丁寧かつ具体的に相手に質問することで、スムーズに問題を解決することができます。
ポイント
相手がこちらの情報を把握しやすくするため、まずは会社名や氏名を伝えます。
該当の請求書番号や発行日を明記し、どの請求書についての問い合わせかを明確にします。
「どの項目が不明か」「どのような点に疑問を感じているか」を明確に説明し、相手がスムーズに回答できるようにします。
回答はメールや電話など、希望する手段がある場合は伝えておくと、やりとりが円滑です。
相手の時間をいただくため、最後にお礼を述べると丁寧です。
件名: 請求書についてのご質問（請求書番号：ABC123）
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の△△と申します。
先日頂戴しました「請求書番号：ABC123」（発行日：2024年○月○日）について、内容に確認したい点がありご連絡差し上げました。
以下の項目について詳細をご教示いただけますでしょうか。
**「〇〇費用」**の項目内容および発生理由
金額の内訳や明細に関する説明
大変お手数をおかけいたしますが、上記についてメールにてご回答いただけますと幸いです。また、お急ぎのところ申し訳ございませんが、可能であれば〇月〇日までにご返答いただけますと助かります。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
「お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日、貴社より送付いただきました、〇〇年〇月〇日付の請求書（請求書番号：〇〇）について、内容が不明な点があり、お問合せさせていただいております。
つきましては、〇〇について詳しく教えていただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご回答よろしくお願いいたします。」
・品名や数量が不明な場合
「請求書に記載されている〇〇という品名について、どのような商品・サービスなのか詳しく教えていただけますでしょうか。また、数量が〇〇個となっておりますが、こちらの数量が正しいか確認させてください。」
・金額が不明な場合
「請求書の合計金額が〇〇円となっておりますが、内訳の詳細を教えていただけますでしょうか。特に、〇〇という項目の金額が〇〇円となっておりますが、この内訳についてご説明いただけますでしょうか。」
・取引内容が思い出せない場合
「〇〇年〇月〇日頃に貴社と取引があったかと思いますが、この取引の詳細について教えていただけますでしょうか。請求書の内容と照らし合わせたいと考えております。」