面接を受けた企業から「不採用」の連絡を受けたとき、落ち込むのは自然なことです。
しかし、そこで終わらず、丁寧に返信メールを送ることで、あなたの印象は大きく変わります。
「不合格なのに返信なんて必要あるの？」と疑問に思うかもしれませんが、誠実な姿勢を見せることで将来のチャンスにつながることも。
この記事では、不合格通知への返信メールの必要性やマナー、実際に使える例文まで詳しくご紹介します。
まず結論からお伝えすると、返信は「必須」ではありません。
ただし、感謝やご縁へのお礼を伝えることで、ビジネスマナーとして好印象を残すことができます。
特に以下のようなケースでは、返信しておくことをおすすめします。
返信を送ることで「誠実な人」「印象がよかった」という評価が残る可能性があります。
これがきっかけで別のポジションの案内が届くこともあります。
返信メールは、不採用の連絡を受けてから24時間以内に送るのが理想です。
遅くとも翌日中には返信しておきましょう。
マナーとして気をつけるポイントは以下のとおりです。
特に「なぜ不合格なのか」を問い詰めるのはNGです。冷静で丁寧な文面を心がけましょう。
不合格通知に返信するメールは、以下の4つの構成で書くとスムーズです。
あくまで「ご縁をいただいたことへのお礼」を伝えるのが目的です。
長すぎず、300～400文字程度でまとめるのがベストです。
以下に、一般的な返信メールの例文を紹介します。
件名：面接結果についてのお礼（氏名）
○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております。
先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
このたびはご縁に至らず残念ではありますが、貴重なお時間を割いていただいたことに感謝申し上げます。
御社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
〇〇〇〇（氏名）
件名：面接のお礼とご挨拶（氏名）
○○株式会社
採用ご担当者様
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
このたびは残念ながらご期待に添えず、不採用とのご連絡を頂戴いたしましたが、面接を通じて多くの学びを得ることができました。
ご丁寧な対応に心より感謝申し上げますとともに、貴社の更なるご発展をお祈り申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
氏名
メールアドレス
電話番号
件名：面接のお礼（〇〇〇〇）
○○株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇〇〇です。
先日は面接の機会をいただき、ありがとうございました。
不採用とのこと、残念ではございますが、丁寧にご対応いただいたことに感謝申し上げます。
今回の経験を今後に活かしてまいります。
貴社のご発展をお祈りいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
以下のような表現は避けましょう。
どれもマイナスの感情を相手に押し付けてしまう表現です。
冷静に、感謝と礼儀を大切にしましょう。
社会人としての基本的なマナーが身についていると好印象。
「丁寧な方」という記憶が残れば、別ポジションで声がかかることも。
お礼を書くことで気持ちの整理がつき、次の応募への切り替えがしやすくなる。
不採用通知を受けるのは誰でも辛いものですが、返信メールを通じて誠実な対応をすることで、長い目で見たときにプラスになる可能性があります。
たとえ今回ご縁がなかったとしても、丁寧に感謝を伝えることで、あなたの社会人としての価値が高まります。
落ち込みすぎず、前向きな一歩として、ぜひ返信メールを活用してみてください。