今回は、上司へ仕事が遅延していることを報告するメールの文例・文言についてです。
ポイント
現状報告 まず、現在の進捗や遅延が発生していることを簡潔に伝えます。
遅延の原因 遅延の理由を具体的に説明します。自分の業務に起因する場合も、他の要因による場合も、原因を明確に伝えることで状況が理解しやすくなります。
予想外のトラブル、必要なデータ不足、担当者の不在など、遅延の原因を簡潔かつ具体的に説明します。
客観的な事実を基に説明することで、誠意が伝わりやすくなります。
対応策と今後の見通し
遅延解消に向けた具体的な対策や計画を提案します。また、完了までの見通しや目標日も伝え、進捗管理の方法を示します。
可能であれば、遅延による影響を最小限に抑えるための対策も併せて伝えると良いでしょう。
謝罪と協力依頼
遅延について謝罪し、必要に応じてサポートを依頼します。これにより、上司の理解を得やすくなります。
件名に「遅延報告」と明記する
上司がメールを開いた際に、内容がすぐに分かるように件名に「遅延報告」と明記しましょう。
例1：具体的な遅延理由と今後の見通しを説明する場合】
件名：〇〇案件の進捗状況について
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇です。
〇〇案件につきまして、ご連絡させていただきます。
〇〇（遅延理由）という事態が発生し、当初の予定より進捗が遅れております。
現在、〇〇（対策）を実施しており、〇〇日頃までには完了の見込みです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
今後このようなことが起こらないよう、一層注意して業務を進めてまいります。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
【例2：複数の案件が遅延している場合】
件名：複数の案件の遅延について
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇です。
現在、複数の案件の進捗が遅れており、ご迷惑をおかけしております。
〇〇案件：〇〇（遅延理由）、〇〇日頃に完了の見込み
△△案件：△△（遅延理由）、△△日頃に完了の見込み
これらの案件については、〇〇（対策）を実施し、遅延を最小限に抑えるよう努めております。
大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
〇〇
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇
件名：プロジェクト進捗遅延についてのご報告
[上司の名前]様
お疲れ様です。〇〇プロジェクトを担当しております[あなたの名前]です。
現在、〇〇プロジェクトの進捗についてご報告申し上げます。
当初の計画より進捗が遅れており、[具体的な遅延の概要]が発生している状況です。
遅延の原因
本遅延の原因として、[原因の詳細：例）リソースの不足や予期しない技術的な課題、外部業者との調整など]が挙げられます。これにより、〇〇の作業が予定よりも遅延しております。
今後の対応策
遅延解消に向けて、[具体的な対策：例）追加リソースの確保、他チームとの調整強化、スケジュールの再調整など]を実施する予定です。
また、現時点では[完了予定日や次のマイルストーン]を目標に進めておりますが、進捗に関しては逐次ご報告させていただきます。
ご協力のお願い
大変ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、引き続きご指導・ご支援を賜りますようお願い申し上げます。必要であれば[具体的なサポート内容：例）他部署との調整など]のご協力をお願いする可能性がございます。
引き続き、精一杯取り組んでまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。