今回は、資料を訂正し差し替えを依頼する時の文例・文言についてです。
資料の訂正と差し替えを依頼する際には、相手に不快感を与えず、スムーズに手続きを進めるための丁寧な言葉遣いが重要です。
ポイント
どの部分が訂正を必要としているかを明確に記載します。できるだけ箇所やページ番号、段落などを具体的に示します。
なぜその修正が必要か、例えばデータの誤り、最新情報の反映などの理由を記載すると、相手も納得しやすくなります。
具体的な訂正内容を指示し、どのような形で訂正してほしいかを示します。
先日は、〇〇資料をお送りいただきありがとうございました。
拝見したところ、P〇ページの〇行目に誤字を発見いたしました。
正しくは「〇〇」となります。
差し替えの資料を添付いたしますので、お手数ですがご確認の上、差し替えをお願いいたします。
この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
今後ともよろしくお願いいたします。
先日お送りしました〇〇資料について、内容に誤りがございました。
〇〇に関する記載が誤っており、正しくは〇〇となります。
添付の資料が正しい内容となりますので、お手数ですが差し替えをお願いいたします。
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
今後このようなことがないよう、一層注意して業務に取り組んでまいります。
〇〇資料につきまして、以下の点について訂正いたしました。
〇〇の追加
〇〇の修正
差し替えの資料をまとめて添付いたしますので、ご確認の上、お手数ですが差し替えをお願いいたします。
この度はご多忙の中、お手数をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
件名：資料訂正のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前・会社名など）です。
先日ご提供いただきました資料に関しまして、一部訂正のお願いがございます。
訂正箇所
P3 第2段落：「2023年度の売上高」と記載されている部分が「2024年度の売上高」のデータになっております。
訂正理由
最新データの反映のため
お手数をおかけしますが、上記の内容をご確認いただき、訂正版を送付いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
件名：資料表現の訂正依頼
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）です。
ご提出いただいた資料の内容につきまして、表記の一部訂正をお願いしたくご連絡いたしました。
訂正箇所
P5の表題：「顧客満足度分析」と記載されていますが、「顧客アンケート分析」への変更をお願いしたいです。
訂正理由
実際の分析対象に合わせるため
お忙しい中恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇（自分の名前）