今回は、アポイント変更を依頼するメールの文例・文言についてです。
アポイント変更をお願いする際は、相手への配慮が大切です。急な変更で迷惑をかけてしまうことを詫び、代替案を提示し、スムーズなやり取りができるよう心がけましょう。
ポイント
明確に「アポイント変更のお願い」と記載し、誰と何についてのアポイントかが分かるようにする。
冒頭は、相手に失礼のないように丁寧な言葉で始め、改めてお礼を述べる。
変更の理由を簡潔に説明する。
可能な限り、代替案をいくつか提示する。
変更で迷惑をかけてしまうことを謝罪する。
締めくくりで再度、日程調整にご協力をお願いする。
件名：〇〇様 5月15日(月)アポイント変更のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日は、お忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
さて、5月15日(月)に予定しておりましたお打ち合わせですが、急な出張が入ることが決定いたしました。
つきましては、大変恐縮ですが、日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
もし可能であれば、以下の日程でご調整いただけますでしょうか。
5月18日(木) 午後2時～
5月19日(金) 午前10時～
上記日程が難しい場合は、〇〇様のご都合の良い日時をお知らせいただけると幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、お早めのご返信をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
【例2：体調不良のため変更する場合】
件名：〇〇様 5月15日(月)アポイント変更のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日は、お忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
さて、5月15日(月)に予定しておりましたお打ち合わせですが、体調を崩してしまい、お会いすることが難しい状況です。
誠に申し訳ございませんが、日程の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
こちらの都合により、大変恐縮ですが、再度日程調整をお願いしたいと考えております。
〇〇様のご都合の良い日時をいくつか教えていただけますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、お早めのご返信をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
この度、[元のアポイントの日時]に予定しておりましたアポイントについて、急用ができてしまい変更をお願いしたくご連絡いたしました。
もし可能であれば、[新しい提案日時1]または[新しい提案日時2]のいずれかでお時間をいただけないかと思います。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。