ビジネスの現場では、製品検査・品質検査・健康診断・設備点検など、さまざまな「検査」を依頼する場面があります。依頼の仕方ひとつで、相手に与える印象やその後の対応スピードが変わることも少なくありません。特に文書やメールで依頼する場合、要点を簡潔に伝えつつ、相手に配慮した言い回しが求められます。
この記事では、検査依頼の際に役立つ文例を具体的に紹介しながら、ビジネスで好印象を与えるためのポイントを解説します。日常的に使えるフレーズを身につけておくことで、いざという時にスムーズに対応できるようになります。
検査依頼の文書は、ただ「お願いします」と伝えるだけでは十分ではありません。以下の要素を盛り込むと、相手にとって理解しやすく、行動に移しやすくなります。
製造業や商社などでは、納品前に製品の品質検査を依頼するケースがあります。
文例
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、貴社にて納入いただく予定の「〇〇製品」につきまして、品質確認のため検査をお願い申し上げます。
つきましては、下記の内容にてご対応いただけますでしょうか。
・対象製品：〇〇シリーズ（型番：ABC123）
・数量：100個
・検査内容：外観・動作確認
・希望納期：〇月〇日まで
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
このように具体的に条件を提示することで、相手も対応しやすくなります。
工場やオフィスで使用する機械や設備の定期点検を依頼する場合です。
文例
いつも大変お世話になっております。
弊社工場に設置しております「〇〇装置」につきまして、定期検査のご依頼を差し上げます。
下記日程での実施を希望しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
・設備名：〇〇自動包装機
・設置場所：第一工場3階ライン2
・検査内容：安全基準に基づく動作点検
・希望日程：〇月〇日または〇月〇日
ご調整いただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
こちらは「候補日」を示すのがポイントで、相手に柔軟に対応してもらいやすくなります。
会社の従業員や団体の健康診断を医療機関へ依頼するケースです。
文例
平素よりお世話になっております。
このたび、弊社従業員の定期健康診断につきまして、検査の実施をお願いしたくご連絡いたしました。
下記の通り予定しておりますので、ご対応のほどお願い申し上げます。
・対象人数：20名
・希望実施日：〇月〇日午前中
・検査項目：一般健診（血液検査・心電図・胸部X線含む）
・その他：結果報告書を後日ご送付願います
ご確認いただき、問題なければご返信をお願いいたします。
医療機関に依頼する場合は「人数・検査内容・報告形式」を必ず明記しましょう。
第三者検査機関に製品試験や証明書発行を依頼するケースです。
文例
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
弊社製品「〇〇（型番：DEF456）」について、JIS規格に基づく検査をお願い申し上げます。
検査結果については証明書を発行いただき、弊社までご送付いただけますと幸いです。
詳細は添付の仕様書をご参照ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
公的な書類が必要になる場合、文書はできるだけ丁寧な敬語で依頼すると効果的です。
現代では検査依頼をメールで行うことが多くなっています。メール文例にする場合の注意点を整理します。
検査依頼のやりとりを円滑に進めるためには、依頼文だけでなく、その後の対応も重要です。
こうした一手間が、信頼関係の構築につながります。
検査依頼の文書は「目的・対象・期日」を明確にし、相手に配慮した表現を使うことが大切です。
ビジネスメールや書面では、依頼内容を具体的に書くことで相手が理解しやすく、スムーズに対応してもらえます。
今回紹介した文例を参考に、実際の状況に合わせてアレンジすれば、どんな場面でも安心して依頼文を作成できるでしょう。検査依頼をきっかけに、相手との信頼関係をより深めていけるよう、丁寧な言葉選びを心がけてみてください。