書類や文書のやり取りの中でよく見かける「朱書き」という言葉。正式な場面ではもちろん、ビジネスシーンでも頻繁に使われる表現です。しかし、「朱書き」とは具体的に何を指すのか、どのような場面で使うのかを知らない人も少なくありません。本記事では、「朱書き」の意味や使い方、そして実際の例文を交えながら、わかりやすく解説します。
1. 「朱書き」とは？その意味を解説
「朱書き（しゅがき）」とは、赤いインクやペンを使用して、書類や文書に重要な内容や指示を書き込むことを指します。特に、強調したい箇所や修正箇所を示すために使用されることが多く、公的書類や契約書の中でも一般的に見られる表現です。文字通り「朱＝赤」で記載されるため、この名称がついています。
2. 「朱書き」の具体的な使い方
朱書きは、以下のようなシーンで使用されます：
- 修正指示を明示する場合
- 必要な注記を目立たせるために記載する場合
- 「再提出」や「確認済み」といった重要事項を付け加える場合
赤い色を使うことで、相手にとっても一目で確認できるため、視認性の高さが求められる場面に非常に適しています。
3. 「朱書き」が使われる場面とその重要性
「朱書き」は主に以下の場面で使用されます：
- ビジネス文書：契約書や申請書類で修正箇所や重要な部分を示すため。
- 学術書類：校正作業や論文の修正時に使用。
- 官公庁書類：注意事項や特記事項を追加する際に。 朱書きを活用することで、重要事項が見逃されるリスクを軽減できます。
4. ビジネス文書における「朱書き」の注意点
「朱書き」を使う際には以下のポイントを意識しましょう：
- 赤いインクを用いること
- 修正箇所を明確にし、簡潔に記載する
- 朱書き部分が目立つように余白を活用する また、正式な文書では、朱書きを記載する際に上司や関係者の承認を得ることも重要です。
5. 「朱書き」の例文5選
- 修正指示の場合 「内容の一部に誤りが見られたため、朱書きで修正指示を記載しました。」
- 注意書きの場合 「申請書の提出期限を朱書きで強調しておりますので、必ずご確認ください。」
- 確認済みの記録の場合 「書類の左上に『確認済み』と朱書きし、上司に提出しました。」
- 再提出の依頼の場合 「不備があった箇所を朱書きにて記載していますので、再提出をお願いします。」
- 校正作業の場合 「原稿の修正点を朱書きで明記しましたので、修正版を作成してください。」
6. まとめ：正しく使いこなして信頼を得よう
「朱書き」は、重要事項を明確に伝えるための有効な手段です。ただし、適切な場面で正しく使わなければ、かえって混乱を招く可能性もあります。本記事で紹介した使い方や例文を参考に、状況に応じた「朱書き」の活用を心がけましょう。正確で分かりやすい朱書きを使いこなすことで、相手からの信頼を得ることができるでしょう。