ビジネスやプライベート問わず、メールを送る機会は日々あります。しかし、忙しい相手にメールを送ったまま、なかなか返信が来ないことも少なくありません。そんなとき、「催促」するようで気が引けつつも、用件を前に進めるためには再度連絡を入れる必要が出てきます。ただし、相手に失礼のないように再送メールを送るには、ポイントを押さえた書き方が求められます。そこで本記事では、再送メールを送る際のマナーや注意点を踏まえつつ、誰でもすぐに使える文例を5つご紹介します。失礼にならず、相手にとって分かりやすく・返信しやすい再送メールを書くコツを身につけましょう。
相手が多忙でメールを見落としている、もしくは意図的に返信を保留しているなど、こちらの送信メールが未読・放置されている理由はさまざまです。特にビジネス上では、返信の遅延が商談や業務の進行に影響を及ぼすこともあります。そんなときに活用したいのが「再送メール」です。
再送メールを送ることで、「相手にメールの存在を再度認識してもらう」ことができ、やりとりを前へ進めるきっかけになります。しかし、何でもかんでも再送すればいいというわけではありません。相手の事情や状況を配慮しながら、必要なタイミングで送るのがポイントです。
再送メールを送るタイミングとしては、一般的に初回送信から3日～1週間程度の間隔を開けるとよいとされています。あまりにも短期間で送ると催促の印象が強くなり、逆にあまりにも間が空いてしまうと「今さら？」という印象を与えかねません。
ただし、業種や相手先によっては、緊急性が高い案件であればより早く再度連絡する必要がある場合もあります。プロジェクトの進捗や納期、相手先の業務状況などを見極めたうえで送信タイミングを調整しましょう。
再送メールは「催促メール」と受け取られる可能性があります。そこで重要なのが、文面のトーンです。やわらかい表現を用いて「確認をお願いする」「お忙しいところ恐縮ですが、再度ご連絡申し上げます」という形にするなど、相手に圧迫感を与えないよう配慮します。業務上必要であることを伝えつつも、あくまで礼儀正しい言葉遣いを心がけましょう。
再送メールの件名には、前回のメールであることがわかるように「Re:」や「再送」「追伸」などを入れ、相手が「これは同じ件についての再送なのだ」と一目で理解できるようにします。「【再送】先日のご連絡についてのご確認」「Re: 打ち合わせ日程のご連絡（再送）」といった形です。
ただし、相手先によって「Re:」の回数が増えすぎると、タイトルが長くなって見づらくなることもあります。件名を分かりやすく簡潔にするのが理想です。
再送メールの本文では、前回いつ・どのような内容のメールを送ったのかを簡潔に振り返ります。相手に思い出してもらいやすくするための配慮です。
「○月○日にお送りしたご依頼内容について…」といった形で、要点をまとめて提示しましょう。長文をそのままコピーペーストするのではなく、必要最低限の要約にとどめると読みやすさが増します。
「お忙しいところ恐縮ですが…」や「ご多用の折、恐れ入りますが…」といったクッション言葉を入れると、相手も「急かされている」と感じにくくなります。感謝の気持ちや軽いお詫びの言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。ただし、過剰にへりくだりすぎると、ビジネス文書として逆に不自然に映ることもあるため、バランスを取りましょう。
ここでは実際に使える5つの文例を紹介します。状況や用件に合わせて、適宜表現を調整してください。
件名： 【再送】先日のご連絡についてご確認のお願い
本文：
○○様
いつも大変お世話になっております。△△（自社名）の□□です。
先日（○月○日）にお送りした件につきまして、
ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、
何かご不明点やご検討事項などございましたら
お気軽にご連絡いただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
ポイント：
件名： 【再送】ご確認のお願い（○月○日納期案件）
本文：
○○様
お世話になっております。△△（自社名）の□□です。
先日ご案内いたしました○月○日納期の件につきまして、
ご確認いただけたかどうかご連絡がまだでしたので、
念のため再度ご連絡差し上げました。
もしご不明点等ございましたら、
お忙しいところ恐縮ではございますが、
早めにご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント：
件名： 【再送】プロジェクト進捗報告のご確認
本文：
○○さん
お疲れさまです。△△部の□□です。
先週お送りしたプロジェクト進捗の報告書について、
確認のうえ、ご意見や修正点がありましたら
ご教示いただきたいです。
お忙しいとは思いますが、業務上大切な案件となりますので、
申し訳ありませんが、今週中にご返信いただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
ポイント：
件名： 【再送】ご提案内容に関するご検討状況の確認
本文：
○○株式会社
○○部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
△△（自社名）の□□でございます。
先日お送りいたしましたご提案内容につきまして、
その後ご検討は進んでおりますでしょうか。
お忙しい中、恐れ入りますが、
弊社側としてもスケジュール調整を行いたく、
差し支えなければ現状の検討状況を
ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント：
件名： 【再送】お打ち合わせの件について
本文：
○○様
いつもお世話になっております。△△（自社名）の□□です。
先日お願いしておりましたお打ち合わせの日程につきまして、
ご連絡をお待ちしておりますが、
いかがでしょうか。
ご都合などお決まりにならない場合でも
大まかなスケジュール感をお知らせいただけると
今後の調整がスムーズになります。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
ポイント：
ビジネスメールソフトやクラウドメールサービスには、送信予約機能が備わっていることがあります。相手が忙しそうな時間帯を避け、あえて始業直後や午前中に届くようにするなど、タイミングを計って再送メールを送ると、相手にスムーズに対応してもらえる可能性が高くなります。
再送メールを書くたびに毎回ゼロから文面を作成していると、時間がかかるだけでなく文面のクオリティにもばらつきが出やすくなります。そこで、今回紹介したような文例をテンプレートとして保存しておき、自分なりにカスタマイズしながら使う方法がおすすめです。テンプレート機能や定型文登録機能を備えたメールソフトやアプリを活用すると、よりスピーディに対応できます。
「そろそろ再送したほうがよいのでは？」と自分自身が忘れないように、リマインダー機能やタスク管理ツールを使うのも効果的です。Google カレンダーやOutlookのリマインダー、TodoistやTrelloなどのタスク管理アプリを活用すれば、「○月○日に送ったメール、返信が来なかったら○日後に再送」といった形で事前に設定しておけます。
再送メールを送ってもなお返信が得られない場合、原因として「相手にとって返信のメリットが見えづらい」可能性が考えられます。要件だけでなく、「返信いただけると、こういったメリットがあります」という形で具体的な利点を示すと、相手が動きやすくなります。
また、メールの冒頭に「結論」を簡潔にまとめると、忙しい相手も内容をすぐに理解でき、返信すべき要点をつかみやすくなります。
再送メールは、ビジネスシーンにおいて欠かせないコミュニケーション手段の一つです。しかしながら、相手にプレッシャーを与えてしまったり、不快感を与えてしまう可能性もあります。だからこそ、丁寧な言葉遣いやタイミングの見極め、件名・本文の分かりやすさなど、基本的なマナーを守りつつ、必要な要点をしっかりと伝えることが大切です。
こうしたポイントを押さえたうえで、紹介した文例5選を参考にしながら、相手が思わず返信したくなるような再送メールを作成してみてください。円滑なメールコミュニケーションで、あなたのビジネスをスムーズに進めましょう。