ビジネスや日常生活において、「できない」という事実を相手に伝えなければならない場面は意外と多いものです。とはいえ、ストレートに「できません」と言ってしまうと、場合によっては相手に冷たい印象を与えたり、失礼と受け取られたりする恐れがあります。そこで役立つのが「できない」の敬語表現です。本記事では、円滑なやり取りができるよう、相手への配慮を込めた「できない」の上手な伝え方や注意点を解説します。併せて、実際に使える文例を5つご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
仕事の場面では、上司や取引先の要望に対して「やりたくない」「面倒だ」といった否定的な感情を表に出すわけにはいきません。しかし、物理的・時間的・法的な理由など、どうしても対応が難しいケースがあります。そのときに役立つのが、相手を尊重しつつ「できない」と伝える敬語表現です。丁寧な言葉であればあるほど、相手の要望に応えたい気持ちや、できない理由を真摯に伝えやすくなります。
「できない」と伝えるタイミングを誤ったり、不十分にしか説明しなかったりすると、相手から「もっと早く言ってほしかった」「やる気がないのでは？」などの不満が出ることもあります。敬語を用いながら、真摯な態度で「不可能な理由」「対応の難しさ」などをしっかりと説明することで、不要なトラブルを最小限に抑えることが可能です。相手も納得しやすくなり、コミュニケーションがスムーズに進むでしょう。
「難しいです」は、相手からの依頼や要望に対して「簡単には実行できない」「自分の立場や事情で対応が困難である」ことをやんわりと伝える表現です。ただし、「難しいです」だけだと何が難しいのか伝わりにくい場合がありますので、「今のスケジュールでは対応が難しいです」のように理由を添えると良いでしょう。
「いたしかねます」は、ビジネスメールなどでよく用いられるかしこまった表現で、「することができない」の謙譲語にあたります。相手が要望していることに対して、「立場上・規則上それはできない」という意味合いを丁寧に伝えられる言葉です。やや硬い表現なので、フォーマルな場面や正式な文書で使われることが多いのが特徴です。
「できかねます」も「できません」の丁寧な言い回しで、「いたしかねます」より少し柔らかい印象を与える場合があります。口頭でも文書でも使いやすい表現です。ビジネスの場面では、「申し訳ございませんが、その件は対応できかねます」などといった形でよく用いられます。
お客様や取引先からの要望に応えられない場合に使われる表現です。「要望に沿うことができない」という敬語表現で、「申し訳ございませんが、ご要望に沿いかねます」というように使われます。「できない」という直接的なニュアンスを和らげながらも、対応不可であることを伝える上で有効です。
こちらは「難しいです」よりもさらに丁寧な響きをもつ表現です。文章だけでなく、口頭でも「ただいま難しい状況でして…」と柔らかく伝えられます。ただし、あいまいすぎると「ただ断っているだけかも？」と誤解されることもあるため、続けて理由や代替案などを示すとより丁寧です。
「できない」の一言で終わらせず、その理由や背景を簡潔に伝えることが重要です。例えば「予算上の問題で」「社内規定により」「現在のスケジュールでは」など、相手が納得しやすい説明を添えることで誤解を招きにくくなります。
「できない」と言うだけで終わるのではなく、可能であれば別の選択肢を示すことで相手の要望に少しでも近づける工夫をしましょう。たとえば「別の担当者を探してみる」「納期を少し延ばしてもらえるなら対応可能」といった提案を添えると、相手も前向きに検討しやすくなります。
「申し訳ございませんが」「大変恐れ入りますが」などのクッション言葉を使ってから「できない」旨を伝えると、より礼儀正しい印象を与えます。相手が不快に感じる可能性を下げるためにも、まず一言お詫びの気持ちを述べる姿勢が大切です。
ここでは、実際のビジネスメールや電話応対で使える例文を5つご紹介します。状況に応じて表現をアレンジし、自然な流れで活用してください。
カジュアルな会話や仲の良い同僚同士であれば「無理です」「できません」だけのやり取りでも問題ないかもしれません。しかし、ビジネスメールや正式な場面では失礼と取られる可能性があります。相手の要望を真摯に受け止める姿勢を示すためにも、敬語表現を意識しましょう。
「ちょっと難しいかもしれません」など、あいまいな表現だけでは相手を納得させるのは難しいです。なぜ難しいのか、可能性があるとすればどの程度なのかなど、できる範囲で具体的な説明を添えるとより丁寧な印象を与えます。
「うちの規定で無理なんですよ」「そんなのはできませんよ」のように、相手の要望を一方的に否定する印象を与えないようにしましょう。やわらかい印象を持たせるには、クッション言葉や敬語を活用し、相手の立場にも配慮する意識が大切です。
「できない」という否定的なメッセージは、伝え方によっては相手にネガティブな印象や不信感を与えかねません。しかし、ビジネスの現場では自分や会社の事情によって、どうしても要望に応えられないケースが生じるものです。そうしたときこそ、敬語を使った適切な伝え方が必要になります。
上記のポイントを押さえて、「できない」をスムーズに伝えられるようになれば、日々のコミュニケーションがより円滑になるはずです。ぜひ本記事を参考に、相手に不快感を与えない敬語表現を身につけてください。