業務マニュアルは、企業や組織の「共通の知識」を形にする大切なツールです。
新人教育の効率化、属人化の防止、品質の安定など、多くのメリットがあります。
しかし、実際にマニュアルを作るとなると「どんな構成にすれば分かりやすいのか」「書き方のルールはあるのか」と悩む人も多いのではないでしょうか。
この記事では、誰でもすぐに使える「業務マニュアルの基本構成」と「作成のコツ」をわかりやすく解説します。
これから初めてマニュアルを作る方や、既存のマニュアルを改善したい方はぜひ参考にしてください。
業務マニュアルとは、業務を標準化し、誰が行っても同じ品質で作業できるようにするための手順書のことです。
マニュアルを整備する目的は、大きく分けて次の3つです。
業務マニュアルは単なる「作業の説明書」ではなく、組織の生産性と品質を支える「ナレッジ資産」なのです。
良いマニュアルには「読みやすく、探しやすく、実践しやすい」構成があります。
一般的におすすめされる構成は以下の通りです。
最初のページには、マニュアルのタイトル・作成日・作成者・改訂履歴などを記載します。
また、「このマニュアルで何を説明しているのか」「どの業務を対象にしているのか」を明記しましょう。
例：
マニュアルの目的を明確にすることで、読む人が「なぜこの業務が必要なのか」を理解できます。
「誰が、どのような状況で使うのか」も書いておくと、読者が自分に関係するかどうか判断しやすくなります。
まずは業務の全体の流れを示すことで、個々の作業がどの位置にあるかを理解できます。
フローチャートや図を使うと、視覚的にわかりやすくなります。
例：
申請 → 承認 → 処理 → 結果報告
ここがマニュアルの中心部分です。
1つ1つの手順を「誰が」「いつ」「何を」「どうやって」行うのかを具体的に書きます。
ポイントは「短い文で、1ステップ1操作」にすることです。
例：
作業中にありがちなミスや注意事項を「赤字」「枠線」などで目立たせます。
安全面・法令遵守に関わる内容がある場合は特に明確に書きましょう。
実際に現場で出た質問やトラブルの対処法をまとめておくと、問い合わせ対応の手間を減らせます。
申請書テンプレート、システム画面キャプチャ、関連マニュアルなどを付けておくとより親切です。
ExcelやPDFなどへのリンクを設けると便利です。
構成が決まっても、書き方を間違えると読まれないマニュアルになります。
ここでは、作成時に意識すべきポイントを紹介します。
社内で使われる略語や専門用語は、初めて読む人にとっては理解しにくいものです。
どうしても必要な場合は、用語集や補足説明をつけましょう。
テキストだけだと、作業のイメージがつかみにくくなります。
システム操作や機器の取り扱いなどは、スクリーンショットや写真を使うと一目で理解できます。
マニュアルは「読む」より「見る」ことを意識した文体が適しています。
「〜してください」「〜をクリックします」といった動詞で始める書き方が効果的です。
マニュアルを作る人が現場の全てを知っているとは限りません。
現場で実際に業務を行っている人に読んでもらい、「分かりづらい箇所」「誤り」をフィードバックしてもらいましょう。
マニュアルは一度作って終わりではありません。
システム変更や組織改編があれば、その都度内容を更新する必要があります。
改訂履歴を残しておくことで、いつ・誰が・どの部分を修正したのかが分かるようになります。
たとえば「備品発注マニュアル」を作る場合、構成は次のようになります。
このように、誰が読んでも「次に何をすればいいか」が明確な構成にすることがポイントです。
最近では、マニュアルを「紙」ではなく**デジタル化（Web化）**する企業が増えています。
Googleドキュメント、Notion、Confluenceなどを使うことで、以下のようなメリットがあります。
また、社内ポータルサイトにまとめると、「あの資料どこ？」という無駄な時間を削減できます。
PDF化する場合は、目次リンクを設定しておくと閲覧性が上がります。
業務マニュアルは、単なる説明書ではありません。
組織の知識・ノウハウを守り、次の世代へ引き継ぐための資産です。
作るときは、
この3つを意識するだけで、格段に質の高いマニュアルが作れます。
整った業務マニュアルは、企業の成長スピードを上げ、社員の安心感を生み出す強力なツールとなるでしょう。